A társasházkezelő szoftver ma már a professzionális társasházkezelés egyik legfontosabb eszköze. Egy megfelelően kiválasztott rendszer nemcsak a közös képviselő adminisztrációs munkáját könnyíti meg, hanem átláthatóbbá teheti a társasház pénzügyeit, a dokumentumkezelést és a lakókkal történő kommunikációt is.

Magyarországon több társasházkezelő program közül lehet választani. Közülük az eHÁZ és a Multiház is régóta ismert megoldás. De melyik társasházkezelő szoftver lehet jobb egy adott lakóközösség számára?

A válasz nem feltétlenül az, hogy az egyik rendszer minden esetben jobb a másiknál. A megfelelő választás elsősorban a társasház méretétől, a kezelő működésétől, a szükséges funkcióktól és a lakók digitális elvárásaitól függ.

Miért fontos a megfelelő társasházkezelő szoftver?

Egy társasház működtetése jelentős mennyiségű adminisztrációval jár. A közös képviselőnek többek között nyilván kell tartania a tulajdonosokat és albetéteket, kezelnie kell a közös költségeket, vezetnie kell a pénzügyi adatokat, dokumentumokat kell tárolnia, valamint kapcsolatot kell tartania a lakókkal és a szolgáltatókkal.

Egy korszerű társasházkezelő program ezeket a folyamatokat egyetlen rendszerben foghatja össze.

A megfelelő szoftver segítségével többek között:

• nyilvántarthatók a tulajdonosok és albetétek,
• kezelhetők a közös költség befizetései,
• követhetők a hátralékok,
• egyszerűsíthető a könyvelés,
• tárolhatók a társasházi dokumentumok,
• kezelhetők a mérőóraadatok,
• támogatható a lakókkal történő online kommunikáció,
• és bizonyos rendszereknél hibabejelentés vagy szavazás is elérhető.

A digitalizált működés különösen nagy lakásszámú társasházaknál jelenthet komoly előnyt.

Az MK Property társasházkezelési szemléletében is fontos szerepet kap a digitalizálás, az online ügyintézés és az átlátható pénzügyi működés.

E-ház és Multiház: két ismert társasházkezelő rendszer

Az eHÁZ és a Multiház egyaránt régóta jelen van a magyar társasházkezelési piacon, de eltérő megoldásokat és funkciókat kínálnak.

Az eHÁZ teljes egészében felhőalapú rendszerként működik, ezért nincs szükség külön program telepítésére. A rendszer számítógépen, tableten és mobiltelefonon is használható, és a lakók számára is biztosít hozzáférést többek között a saját egyenlegükhöz és a társasházi dokumentumokhoz.

A Multiház szintén webes társasházkezelő és ügyviteli rendszer. A hivatalos tájékoztatás szerint moduláris felépítésű, automatizált könyvelési és társasházkezelési funkciókat kínál, valamint többféle lista és előírásrendszer kezelését teszi lehetővé.

Ezért a választásnál nem pusztán azt érdemes vizsgálni, hogy E-ház vagy Multiház, hanem azt is, hogy melyik rendszer illeszkedik jobban a társasház és a közös képviselő napi működéséhez.

E-ház: milyen előnyei vannak?

Az eHÁZ egyik fontos jellemzője, hogy internetalapú rendszerként a társasházkezeléshez szükséges adatokat és funkciókat egy közös online felületen kezeli.

A hivatalos információk szerint többek között az alábbi funkciók érhetők el:

• tulajdonosi és albetét-nyilvántartás,
• automatikus könyvelési lehetőségek,
• mérőóraadatok kezelése,
• dokumentumtár,
• lakói és számvizsgálói hozzáférések,
• hibabejelentés,
• online szavazás,
• mobilalkalmazás,
• banki rendszerekkel történő kommunikáció.

Az eHÁZ különböző díjcsomagokat is kínál, amelyek eltérő funkcionalitást tartalmaznak. A jelenlegi hivatalos kínálat alapján például az eHÁZ CLASSIC csomag többek között könyvelési, dokumentumtárolási, mobilalkalmazási és banki funkciókat is tartalmaz.

Mikor lehet előnyös az eHÁZ?

Az eHÁZ jó választás lehet azoknak a társasházkezelőknek, akik:

• felhőalapú rendszert szeretnének,
• fontosnak tartják az online lakói hozzáférést,
• mobiltelefonról is szeretnék elérni a rendszert,
• dokumentumtárat és online kommunikációt is használnának,
• vagy szeretnék a pénzügyi és adminisztrációs folyamatokat egy rendszerben kezelni.

Multiház: milyen lehetőségeket kínál?

A Multiház társasházkezelő szoftver szintén komplex ügyviteli rendszer. A hivatalos információk szerint a program automatizált társasházkezelési és könyvelési funkciókat kínál, többek között automatikusan előállítható kimutatásokkal, tervekkel és pénzügyi dokumentumokkal.

A rendszer moduláris szemléletet alkalmaz: az alapfunkciók mellett különböző kiegészítő modulok is rendelkezésre állhatnak. Ez lehetővé teszi, hogy a társasházkezelő a saját munkafolyamataihoz igazítsa a használatot.

Mikor lehet előnyös a Multiház?

A Multiház azok számára lehet érdekes, akik:

• összetettebb társasházkezelési funkciókat keresnek,
• fontosnak tartják az automatizált könyvelést,
• többféle kimutatást és listát kezelnek,
• moduláris rendszerben gondolkodnak,
• vagy nagyobb mennyiségű társasházi adatot kezelnek.

A Multiház hivatalos oldala szerint a rendszer többek között automatikus terv-, beszámoló-, mérleg- és eredménykimutatás készítését, valamint banki adatkezelést is támogat.

E-ház vagy Multiház? A legfontosabb szempontok

A két rendszer összehasonlításakor nem érdemes egyetlen funkció alapján dönteni. A társasházkezelő szoftver kiválasztása előtt célszerű végiggondolni, hogy pontosan mire van szüksége a kezelőnek és a lakóközösségnek.

Szempont	E-ház	Multiház
Felhőalapú/webes használat	Igen	Igen
Mobil elérés	Igen	Webes használat
Lakói hozzáférés	Igen	Igen, rendszerfüggő funkciókkal
Dokumentumkezelés	Igen	Igen
Könyvelési funkciók	Igen	Igen
Automatizált kimutatások	Igen	Igen
Moduláris működés	Csomagtól függ	Igen
Online kommunikáció	Igen	Igen
Hibabejelentés	Igen	Funkciótól/modultól függ
Banki integrációk	Igen	Igen

A táblázat nem azt jelenti, hogy az egyik rendszer minden szempontból jobb lenne. A konkrét funkciók és csomagok idővel változhatnak, ezért a választás előtt mindig érdemes a szolgáltatók aktuális tájékoztatását ellenőrizni.

Milyen társasházkezelő szoftvert válasszon kisebb társasház?

Egy kisebb társasház esetében nem feltétlenül van szükség minden elérhető funkcióra.

Ilyenkor különösen fontos lehet:

• az egyszerű használat,
• a gyors adatkezelés,
• a közös költség nyilvántartása,
• az átlátható pénzügyi kimutatás,
• a dokumentumok könnyű elérése,
• valamint a lakókkal történő kommunikáció.

A túl sok, kihasználatlan funkció akár nehezebbé is teheti a napi munkát. Ezért kisebb társasháznál érdemes elsősorban a ténylegesen használt funkciókra koncentrálni.

Milyen szoftvert válasszon nagyobb társasházhoz?

Nagyobb, akár több száz lakásos társasházaknál már jelentősen megnő az adminisztráció mennyisége.

Ilyen esetben különösen fontos lehet:

• a gyors könyvelés,
• a banki adatok kezelése,
• a hátralékok nyilvántartása,
• a részletes pénzügyi kimutatások,
• a dokumentumok rendszerezése,
• a tulajdonosi adatbázis kezelése,
• az online kommunikáció,
• valamint a lakói hozzáférés.

Egy nagy társasház esetében már néhány száz tulajdonos adatainak manuális kezelése is jelentős időt vehet igénybe. Egy jól kiválasztott társasházkezelő szoftver ezért nemcsak kényelmi eszköz, hanem a hatékony munkaszervezés egyik alapja lehet.

Különösen igaz ez a nagyobb panelházakra, ahol a lakásszám, a közös költség kezelése és a felújítások koordinálása miatt is fontos az átlátható digitális működés. Erről részletesebben is írtunk a Társasházkezelés Budapesten – panelházak szakszerű kezelése című cikkünkben.

Miért fontos az online lakói hozzáférés?

A modern társasházkezelésben egyre fontosabb, hogy a tulajdonosok ne kizárólag telefonon vagy személyesen tudjanak információt kérni.

Egy online társasházi rendszer segítségével a lakók például:

• ellenőrizhetik saját egyenlegüket,
• hozzáférhetnek bizonyos dokumentumokhoz,
• bejelenthetnek hibákat,
• megadhatják mérőóraállásukat,
• értesülhetnek a társasház fontos eseményeiről,
• és egyes rendszereknél online szavazásokban is részt vehetnek.

Az eHÁZ hivatalos tájékoztatása szerint a lakói modul többek között az egyenlegek, dokumentumok, hibabejelentések, mérőóraállások és szavazások kezelését is támogatja.

Ez nemcsak a lakók számára kényelmesebb, hanem a közös képviselő adminisztrációs terheit is csökkentheti.

A társasházkezelő szoftver és a pénzügyi átláthatóság

A társasházkezelés egyik legérzékenyebb területe a pénzügyek kezelése. A tulajdonosok számára alapvető fontosságú, hogy követhető legyen a közös költség felhasználása, a társasház bevétele és kiadása, valamint a felújításokra rendelkezésre álló összeg.

Egy megfelelő társasházkezelő program ebben is segítséget nyújthat.

A digitális nyilvántartás különösen hasznos lehet:

• közös költség befizetések követésénél,
• hátralékok kezelésénél,
• éves költségvetés készítésénél,
• felújítási munkák pénzügyi követésénél,
• számlák és dokumentumok rendszerezésénél,
• valamint az éves elszámolás előkészítésénél.

A közös költség és a pénzügyi átláthatóság jelentőségéről bővebben is olvashat a Közös költség elszámolás: szabályok és felújítási alap című cikkünkben.

A szoftver önmagában nem teszi hatékonyabbá a társasházkezelést

Fontos azonban különbséget tenni a jó társasházkezelő szoftver és a jó társasházkezelés között.

Egy korszerű program rengeteg adminisztrációs feladatot képes egyszerűsíteni, de nem helyettesíti a közös képviselő szakmai munkáját.

A szoftver akkor tud igazán értéket teremteni, ha megfelelően használják, és a kezelő:

• rendszeresen frissíti az adatokat,
• pontosan vezeti a pénzügyi nyilvántartást,
• megfelelően kezeli a dokumentumokat,
• időben kommunikál a lakókkal,
• követi a hátralékokat,
• és nemcsak reagál a problémákra, hanem előre is tervez.

Az MK Property szemléletének egyik alapja éppen ez: a társasházkezelés ne kizárólag a napi problémák megoldásáról szóljon, hanem hosszú távú, tervezhető működésről.

Milyen szempontokat érdemes figyelembe venni választás előtt?

Mielőtt egy társasházkezelő szoftver mellett döntünk, érdemes összeírni a tényleges elvárásokat.

1. Hány lakást kezel a társasház?

A szükséges rendszer nagyban függ a kezelt albetétek számától. Egy 10–20 lakásos társasház és egy több száz lakásos épület adminisztrációs igénye jelentősen eltérhet.

2. Milyen pénzügyi funkciókra van szükség?

Érdemes megvizsgálni a könyvelési, banki, számlázási és kimutatási lehetőségeket.

3. Milyen funkciókra van szükségük a lakóknak?

Fontos kérdés lehet, hogy szükség van-e:

• mobilalkalmazásra,
• online hibabejelentésre,
• dokumentumtárra,
• online szavazásra,
• mérőóraállás-bejelentésre,
• vagy saját egyenleg megtekintésére.

4. Mennyire könnyen használható a rendszer?

A legjobb társasházkezelő szoftver sem sokat ér, ha a közös képviselő vagy a lakók számára túl bonyolult a használata.

5. Milyen támogatást biztosít a szolgáltató?

Érdemes megnézni, milyen ügyfélszolgálat, betanítás, technikai támogatás és adatkezelési lehetőség áll rendelkezésre.

Érdemes-e kizárólag az ár alapján választani?

A társasházkezelő szoftver ára természetesen fontos szempont, de önmagában nem feltétlenül érdemes ez alapján dönteni.

Egy olcsóbb rendszer nem feltétlenül kerül kevesebbe, ha a hiányzó funkciók miatt jelentős manuális munkát kell elvégezni. Ugyanígy egy drágább rendszer sem feltétlenül jobb választás, ha a társasház a funkcióinak csak kis részét használja.

A teljes költség mellett ezért érdemes azt is megvizsgálni:

• mennyi időt takarít meg a rendszer,
• mennyi adminisztrációt automatizál,
• milyen funkciókat tartalmaz az alapcsomag,
• mely funkciókért kell külön fizetni,
• és mennyire egyszerű a mindennapi használata.

E-ház vagy Multiház – melyik a jobb?

Nincs minden társasház számára egyetlen helyes válasz.

Az eHÁZ azok számára lehet különösen érdekes, akik felhőalapú, mobilról is elérhető rendszert keresnek, és fontos számukra a lakói hozzáférés, a dokumentumkezelés, az online kommunikáció és a pénzügyi adminisztráció integrált kezelése.

A Multiház azoknak lehet megfelelő, akik összetettebb ügyviteli és könyvelési funkciókat, automatizált kimutatásokat és modulárisan bővíthető rendszert keresnek.

A döntés előtt ezért célszerű mindkét rendszer aktuális funkcióit és díjcsomagjait megismerni, majd ezeket összevetni a társasház tényleges igényeivel.

A jó társasházkezeléshez a megfelelő szoftver csak az egyik elem

A digitális társasházkezelés ma már sokkal többet jelent, mint a közös költség számítógépes nyilvántartását.

A megfelelő rendszer segíthet:

• átláthatóbbá tenni a pénzügyeket,
• gyorsítani az adminisztrációt,
• egyszerűsíteni a lakókkal való kommunikációt,
• rendszerezni a dokumentumokat,
• és támogatni a hosszú távú tervezést.

A technológia azonban csak akkor működik jól, ha mögötte megfelelő szakmai folyamatok és felelős társasházkezelés állnak.

Ha egy lakóközösség számára nemcsak a napi ügyintézés, hanem az ingatlan hosszú távú állapotának megőrzése és értékének növelése is fontos, akkor a szoftver kiválasztása mellett legalább ilyen fontos a megfelelő társasházkezelő kiválasztása.

Összegzés

Az E-ház és a Multiház egyaránt alkalmas lehet a társasházkezelés digitalizálására, de eltérő funkcióik és működési lehetőségeik miatt nem minden társasház számára ugyanaz lesz az ideális megoldás.

A választás során érdemes figyelembe venni a társasház méretét, a könyvelési és adminisztrációs igényeket, a lakók digitális elvárásait, a szükséges funkciókat és természetesen a teljes költséget is.

A legjobb társasházkezelő szoftver az, amelyik nemcsak sok funkciót kínál, hanem ténylegesen megkönnyíti a közös képviselő munkáját és átláthatóbbá teszi a lakóközösség számára a társasház működését.

Kapcsolódó cikkek

• Társasházkezelés Budapesten – panelházak szakszerű kezelése
• Közös költség elszámolás: szabályok és felújítási alap
• Mikor és hogyan lehet közös képviselőt váltani egy társasházban?
• Társasházkezelés XI. kerület – miért fontos a profi közös képviselet?

Társasházkezelőt keres Budapesten?

Az MK Property professzionális társasházkezeléssel, közös képviselettel, pénzügyi elszámolással, karbantartással és modern, digitalizált megoldásokkal segíti a lakóközösségek átlátható és tervezhető működését.

Ismerje meg az MK Property társasházkezelési szolgáltatásait!